建筑工程檔案，是建筑項(xiàng)目全過程的原始真實(shí)記錄。它不僅是建筑企業(yè)在工程建設(shè)與維護(hù)、整理與驗(yàn)收過程中不可或缺的一環(huán)，還是記錄建筑行業(yè)發(fā)展的重要載體，是推進(jìn)行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源?；趯こ虣n案管理的高度重視，廣東知名建筑咨詢公司——廣州菲達(dá)建筑聯(lián)手會博通，構(gòu)建綜合檔案管理系統(tǒng)，推進(jìn)工程檔案的規(guī)范化管理。
國家甲級工程造價(jià)咨詢資質(zhì)，綜合實(shí)力位居廣東前列
廣州菲達(dá)建筑咨詢有限公司成立于1993年，是一家具有國家頒發(fā)的工程造價(jià)咨詢甲級資質(zhì)、工程咨詢甲級資信證書、房屋建筑工程監(jiān)理乙級的專業(yè)型建筑咨詢單位，綜合實(shí)力位居廣州市前十名、廣東前列。
20多年來，菲達(dá)建筑完成了大量的各行業(yè)領(lǐng)域的大型、特大型重點(diǎn)項(xiàng)目的咨詢及監(jiān)理業(yè)務(wù)，包括房屋建筑、公用工程、工業(yè)工程、政府、醫(yī)院、學(xué)校、公路橋梁、市政等工程。代表項(xiàng)目有廣州塔、廣州奧林匹克體育中心、廣州新圖書館、廣州南站、廣樂高速等。
構(gòu)建綜合檔案管理系統(tǒng)，高效管理10萬 工程檔案
隨著公司業(yè)務(wù)擴(kuò)大，項(xiàng)目數(shù)量快速上升，菲達(dá)建筑在業(yè)務(wù)與經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各類檔案數(shù)量也呈指數(shù)級增長。此外，由于建筑咨詢行業(yè)的特性，各類工程建筑、工程咨詢等工程檔案的專業(yè)度極高，規(guī)范儲存與管理存在一定難度。為了實(shí)現(xiàn)海量工程檔案的規(guī)范化管理與有序化應(yīng)用，菲達(dá)建筑選擇與會博通攜手，構(gòu)建綜合檔案管理系統(tǒng)。
經(jīng)過前期調(diào)研與深入溝通，會博通為菲達(dá)建筑構(gòu)建的綜合檔案管理系統(tǒng)，在結(jié)合建筑咨詢行業(yè)特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，以信息化技術(shù)貫穿檔案管理的全生命周期，并集成檔案管理、文件管理、證照管理、借還管理、權(quán)限管理等功能與模塊，支撐全企業(yè)檔案的高效管理與利用，助力企業(yè)高效運(yùn)營發(fā)展。
1、 一體化工程檔案管理，高效全面
應(yīng)用會博通系統(tǒng)，菲達(dá)建筑構(gòu)建了企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字化“檔案館”。通過一個(gè)系統(tǒng)，全方位管理企業(yè)各類文件、檔案，至今承載項(xiàng)目已是數(shù)千個(gè)，各類文件、檔案數(shù)量超10萬。
（1）業(yè)務(wù)檔案：在會博通系統(tǒng)內(nèi)，菲達(dá)建筑的業(yè)務(wù)模塊分為造價(jià)咨詢、全過程咨詢、招投標(biāo)業(yè)務(wù)、工程咨詢四大板塊。
對于業(yè)務(wù)過程文件，通過會博通“文件管理”模塊，管理人員可以根據(jù)不同類型的文件性質(zhì)，自定義新建文件管理分類。錄入時(shí)，按對應(yīng)業(yè)務(wù)模塊的錄入規(guī)則錄入即可。這樣一來，各業(yè)務(wù)模塊、各項(xiàng)目在實(shí)施過程中形成的過程文件都能規(guī)范歸檔，亦可供隨時(shí)查閱，充分把控了過程文件的完整性。
對于業(yè)務(wù)成果文件，項(xiàng)目結(jié)束后，檔案管理人員需對已錄入“文件管理”模塊內(nèi)的電子文件，與項(xiàng)目實(shí)施中收繳封存的實(shí)體文件進(jìn)行校對。確認(rèn)無誤后，即可使用“歸檔編輯”功能，將項(xiàng)目相關(guān)的所有過程文件、成果文件移動至“檔案管理”模塊中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案和實(shí)體檔案同步歸檔。同時(shí)，還可記錄實(shí)體檔案的存放地點(diǎn)，便于后續(xù)查找原件。
（2）綜合檔案：除了業(yè)務(wù)檔案、工程檔案以外，菲達(dá)建筑還應(yīng)用會博通系統(tǒng)，進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案、圖書等綜合檔案的管理，實(shí)現(xiàn)了公司各部門檔案的規(guī)范存儲與有序應(yīng)用，更好地發(fā)揮了檔案的效用。
2、 標(biāo)準(zhǔn)化借還流程，賦能業(yè)務(wù)
通過會博通的借還功能，員工可依權(quán)限申請檔案、證照、文件等的借還。既可線上申請、線下借閱（紙質(zhì)版），亦可線上申請、線上借閱（電子版），為業(yè)務(wù)推進(jìn)提供便利。
當(dāng)發(fā)起借用后，系統(tǒng)會自動記錄借用人姓名、部門、用途、歸還時(shí)間等信息；到期后，員工還會收到流程或短信提醒，保障檔案文件資料的規(guī)范化應(yīng)用。
3、 細(xì)?；瘷?quán)限設(shè)置，科學(xué)管控
在會博通系統(tǒng)內(nèi)，菲達(dá)建筑可根據(jù)需求，為組織或個(gè)人設(shè)置針對不同模塊、類目甚至信息的行為權(quán)限。如：為各部門檔案管理人員配置管理本部門工程檔案的權(quán)限、為部門員工配置檔案查閱與借還的權(quán)限。
同時(shí)，還可為系統(tǒng)中的檔案、文件乃至每一條信息設(shè)置密級，僅擁有對應(yīng)訪問權(quán)限的員工才能訪問。高度自定義化，科學(xué)管控不同人員和部門間的信息安全。
讓工程檔案發(fā)揮知識價(jià)值，打造企業(yè)核心競爭力
20多年來，菲達(dá)建筑完成了大量的各行業(yè)領(lǐng)域的大型、特大型重點(diǎn)項(xiàng)目，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)和雄厚的專業(yè)實(shí)力。此次攜手會博通構(gòu)建綜合檔案管理系統(tǒng)，不僅實(shí)現(xiàn)了全企業(yè)綜合檔案的集中規(guī)范管理，推進(jìn)工程檔案管理水平的提升，更有利于菲達(dá)建筑將各部門在造價(jià)咨詢、工程咨詢、項(xiàng)目監(jiān)理、建筑工程等領(lǐng)域中積累的工程檔案與成果文檔，沉淀為企業(yè)的知識資產(chǎn)，為業(yè)務(wù)的可持續(xù)發(fā)展提供內(nèi)源性推力。接下來，會博通將會繼續(xù)深化與完善各項(xiàng)應(yīng)用，以數(shù)字化解決方案助力菲達(dá)建筑高效管理，打造更強(qiáng)的行業(yè)競爭力。
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