一張看似簡(jiǎn)單的表格，但一千個(gè)項(xiàng)目成員眼中就有一千個(gè)填寫(xiě)方式。本以為把表頭寫(xiě)清楚能萬(wàn)事大吉，但結(jié)果同一列下，有人填漢字有人填數(shù)字，有人寫(xiě)“確認(rèn)”有人寫(xiě)“是”……也會(huì)有項(xiàng)目前期優(yōu)哉游哉，DDL臨近只好加班加點(diǎn)趕工，要知道項(xiàng)目經(jīng)理的“苦”，便是每天被繁雜的瑣事累到“頭禿”。
好在騰訊文檔最近推出的“智能表”，簡(jiǎn)直是項(xiàng)目經(jīng)理的福音，它不僅支持在線協(xié)同編輯，還能嚴(yán)格限制每一列的數(shù)據(jù)格式，讓所有人的填寫(xiě)內(nèi)容規(guī)整統(tǒng)一，為整理分析提供了極大便利。
當(dāng)然，智能表的神奇之處不止于此。小張所在的廣告公司，項(xiàng)目經(jīng)理在統(tǒng)籌短視頻拍攝時(shí)，需要分別和編導(dǎo)、攝影、運(yùn)營(yíng)等團(tuán)隊(duì)對(duì)接，再把所有項(xiàng)目信息整合到一張表格中進(jìn)行盤點(diǎn)和匯報(bào)，但由于各部門的表格模板有差異，整合時(shí)需要進(jìn)行大量的篩重、校對(duì)工作，如果有信息需要更新，又要到工作群“連環(huán)@”各部門成員，溝通效率非常低。
他通過(guò)智能表“表格、看板、甘特、畫(huà)冊(cè)”4類視圖，讓核心數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)，其中編導(dǎo)部門用畫(huà)冊(cè)視圖呈現(xiàn)視頻腳本，執(zhí)行團(tuán)隊(duì)用表格視圖及時(shí)更新項(xiàng)目?jī)?nèi)容，作為PM的小張也能在各視圖間隨意跳轉(zhuǎn)，關(guān)注各團(tuán)隊(duì)的工作情況，解決了團(tuán)隊(duì)中多角色協(xié)同的難題。
更令人驚喜的是，騰訊文檔智能表還有一項(xiàng)“獨(dú)門絕技”——「公告」功能，就像是一個(gè)全局“大喇叭”，只要在任一視圖的公告欄中輸入通知信息，就能實(shí)時(shí)同步顯示到所有視圖中，還能設(shè)置公告欄的字體字號(hào)、背景色等使其更加顯眼，確保重要信息全員無(wú)遺漏。
想必做過(guò)項(xiàng)目的打工人都感受過(guò)被數(shù)十個(gè)任務(wù)并行支配的恐懼。當(dāng)執(zhí)行大項(xiàng)目時(shí)，需要同時(shí)把控多部門、多任務(wù)的進(jìn)度，極容易顧此失彼。在互聯(lián)網(wǎng)公司做軟件開(kāi)發(fā)的老王就嘗試過(guò)制作甘特圖，把各細(xì)項(xiàng)進(jìn)度用條狀圖顯示，從而清晰看出實(shí)際進(jìn)度和計(jì)劃的差異。
用智能表制作甘特圖，只需在表格視圖中梳理好任務(wù)項(xiàng)、負(fù)責(zé)人、開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間等信息，在此基礎(chǔ)上一鍵創(chuàng)建即可。如果想進(jìn)行更細(xì)致的項(xiàng)目里程碑管理，還可以在模板庫(kù)中選擇「項(xiàng)目里程碑看板」，通過(guò)完成度看板、負(fù)責(zé)人看板等，從不同維度了解項(xiàng)目執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后也能及時(shí)提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人。
智能表的驚喜遠(yuǎn)不止這些，還具備了「數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)」、「分組」、「關(guān)聯(lián)收集表」等能力，作為在線工具的重度用戶，不得不感嘆各家做表都開(kāi)始“卷”起來(lái)了，但更令人欣喜的是，這些創(chuàng)新的進(jìn)步，讓我們用起來(lái)越來(lái)越順手，真香！
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