你所在的學(xué)校，對科研文檔有進(jìn)行信息化的管理嗎？效果和使用體驗(yàn)如何，是否有滿足你對于科研檔案的利用需求？隨著各類社科的進(jìn)步發(fā)展，學(xué)校的科研發(fā)現(xiàn)越來越細(xì)分，大家對于如何整合分散在各個(gè)層級之間的科研文檔，也越來越關(guān)注。
然而數(shù)據(jù)共享、檢索效率等科研文檔管理問題，依然是阻礙我們釋放科研文檔價(jià)值的攔路虎。究竟如何挑選一款合適的學(xué)?？蒲形臋n管理系統(tǒng)，你有以下思考方向。
1.是否支持全面的學(xué)?？蒲形臋n管理？
學(xué)校科研方向比較多，由此產(chǎn)生的檔案資源，不論是格式，還是形態(tài)也都是紛繁復(fù)雜的。若要將學(xué)?？蒲形臋n格式進(jìn)行細(xì)分，dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等，可以輸出很多，學(xué)校科研是一個(gè)綜合性的內(nèi)容，涵蓋了社會生活的各個(gè)方面，因此做好學(xué)?？蒲形臋n管理，必須優(yōu)先確保這個(gè)系統(tǒng)，是否支持全面的學(xué)?？蒲形臋n管理。
基于以上需求，紹林科技學(xué)?？蒲形臋n管理系統(tǒng)非常豐富的數(shù)據(jù)類型一鍵導(dǎo)入，同時(shí)圖片、文件、文檔、長文本日志、主題、日期、協(xié)作人等各類型的信息都能集中記錄，科研文檔信息一目了然。此外，對于文檔過多的問題，你也不用擔(dān)心，紹林科技為您提供了批量性導(dǎo)入功能，你可以簡單快捷地通過excel表格新建條目，并通過文件夾的方式上傳文件。
2.是否支持快速檢索科研文檔？
將科研文檔收集起來的最終目的是為了用，而要用好科研檔案對的第一步，就是檔案的檢索。學(xué)?？蒲形臋n相對而言，數(shù)量比較龐大，所以對于檢索功能要求是比較高的。在這里，給大家提供兩個(gè)參考標(biāo)準(zhǔn)，其一是快，其二是準(zhǔn)。能達(dá)到這兩個(gè)要求，你在進(jìn)行檔案搜索的時(shí)候，就能更高效、順暢。
紹林科技學(xué)?？蒲袡n案管理系統(tǒng)，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言檢索、二次檢索等多種檢索方式，可對所有教師上傳的科研文檔進(jìn)行搜索，搜索結(jié)果精準(zhǔn)反饋并提供高亮顯示。據(jù)過往項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)，在百萬級條目的數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案檢索時(shí)間僅需3秒左右。
3.是否擁有完善的保密機(jī)制？
科研文檔管理相對于其它文檔管理有它非常特殊的地方，這個(gè)特殊之處就是保密性?！凹夹g(shù)秘密是一種重要的無形資產(chǎn)，保護(hù)學(xué)院的技術(shù)秘密，是每位教職工的義務(wù)和責(zé)任，任何人不得利用職權(quán)和工作之便或采取步伐手段泄露、發(fā)表、使用、許可、出售、轉(zhuǎn)讓學(xué)院的技術(shù)秘密”，不少學(xué)校都對科研文檔管理提出了非常明確的要求。
紹林科技為學(xué)?？蒲形臋n管理系統(tǒng)，提供了細(xì)?；臋?quán)限管理功能。通過這一功能，大家既可以對一個(gè)學(xué)院、每一個(gè)小組進(jìn)行批量性地權(quán)限管理、同時(shí)也能對單個(gè)人、單份文件進(jìn)行權(quán)管理，并且授權(quán)內(nèi)容均可自定義。在保障文檔安全的同時(shí)，充分確保了科研文檔利用的自主性和靈活度。
此外通過操作外部操作和硬件上來確保文檔利用安全也是必不可少的。紹林科技通過錯(cuò)密鎖定；強(qiáng)制復(fù)雜密碼、機(jī)器指紋登錄，驗(yàn)證碼登錄；賬密加密傳輸、支持SSL網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)等技術(shù)手段，給學(xué)?？蒲形臋n安上了一個(gè)密不透風(fēng)的“大門”，任何和文檔資料無關(guān)的人員都無法通過大門的考驗(yàn)，接觸到學(xué)校核心的文檔資料。
同時(shí)，紹林科技還提供了包括用戶登錄監(jiān)控、應(yīng)用操作行為監(jiān)控、工作流程監(jiān)控、類似于黑匣子的操作痕跡記錄、監(jiān)控信息統(tǒng)計(jì)與分析多種方式，實(shí)時(shí)保障文檔的安全。
保證科研文檔管理的全面性、確保文檔能夠快速檢索、擁有完善的保密機(jī)制是我們認(rèn)對于學(xué)?？蒲形臋n管理系統(tǒng)比較重要的三個(gè)方面，希望能夠給到你參考。當(dāng)然，除了這三個(gè)功能之外，也還有非常多的加分功能值得考慮，比如科研文件的在線預(yù)覽、圖片的OCR識別、如何如外部科研團(tuán)隊(duì)協(xié)作等，歡迎你隨時(shí)跟我們進(jìn)行交流探討。
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