隨著當(dāng)今經(jīng)濟(jì)貿(mào)易及文化交流的逐漸頻繁和多樣化，企業(yè)辦會(huì)需求愈發(fā)旺盛，比如說(shuō)年會(huì)、商業(yè)會(huì)議、新品發(fā)布會(huì)等等，對(duì)于活動(dòng)主辦方而言，最核心的問(wèn)題之一就是找到適合的辦會(huì)場(chǎng)地，這一決策牽涉著活動(dòng)性質(zhì)、場(chǎng)地檔期、地理位置、流程管理、費(fèi)用預(yù)算等一系列錯(cuò)綜復(fù)雜的細(xì)節(jié)因素，也決定著辦會(huì)最終的效果，真正篩選起來(lái)可不是一件輕松的事情，作為專(zhuān)家級(jí)辦會(huì)平臺(tái)，活動(dòng)牛牛可以為大家具體解析一下這個(gè)場(chǎng)地選址問(wèn)題。
明確活動(dòng)時(shí)間
選擇活動(dòng)時(shí)間是活動(dòng)策劃的第一步。如果是既定日期的會(huì)議活動(dòng)，首先要根據(jù)意向范圍內(nèi)的酒店或會(huì)場(chǎng)檔期選擇辦會(huì)場(chǎng)地；如果活動(dòng)日期可以變動(dòng)，則可以通過(guò)最適配自己辦會(huì)要求的場(chǎng)地進(jìn)行靈活調(diào)整。
明確活動(dòng)性質(zhì)與效果預(yù)期
圍繞會(huì)議活動(dòng)的最終目的建立會(huì)議的規(guī)格、預(yù)算、管理和氛圍預(yù)期，例如產(chǎn)品發(fā)布會(huì)，可根據(jù)產(chǎn)品重要程度、嘉賓級(jí)別、是否需要作為維護(hù)客戶(hù)或供應(yīng)鏈伙伴的綜合會(huì)議進(jìn)行舉辦，若為普通的產(chǎn)品發(fā)布會(huì)，則不一定城區(qū)中心的高規(guī)格酒店或場(chǎng)地進(jìn)行，若希望通過(guò)發(fā)布會(huì)與更多潛在客戶(hù)、上下游企業(yè)進(jìn)行溝通和維護(hù)，則可以選擇環(huán)境檔次更高的星級(jí)酒店進(jìn)行。
明確會(huì)務(wù)管理流程
會(huì)議前要組建分工明確的工作團(tuán)隊(duì)，工作人員之間要互相配合，加強(qiáng)溝通交流，還要具備快速的響應(yīng)機(jī)制，對(duì)于上級(jí)指派的任務(wù)要具備服從性和處理靈活性。一般這項(xiàng)工作交由企業(yè)市場(chǎng)或公關(guān)部門(mén)進(jìn)行，但面對(duì)大型會(huì)議時(shí)可能出現(xiàn)人手不足的現(xiàn)象，因此可能需要第三方會(huì)務(wù)、酒店或辦會(huì)平臺(tái)的支持。
全流程預(yù)算制定
會(huì)前部分包括會(huì)議邀請(qǐng)，人員差旅，活動(dòng)策劃，設(shè)備、車(chē)輛、場(chǎng)地預(yù)定及物資采買(mǎi)費(fèi)用，會(huì)中主要是臨時(shí)產(chǎn)生的額外成本，會(huì)后還包括各類(lèi)會(huì)議宣傳的費(fèi)用等都需要包含在內(nèi)，通過(guò)各階段費(fèi)用占比反推場(chǎng)地預(yù)算也是企業(yè)決定活動(dòng)場(chǎng)地預(yù)算的常用方法之一。
籌劃一場(chǎng)成功的會(huì)議活動(dòng)并不容易，尤其是針對(duì)部分欠缺辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)的中小企業(yè)而言，不如將這些繁瑣的辦會(huì)服務(wù)與場(chǎng)地選擇交給專(zhuān)家級(jí)辦會(huì)平臺(tái)活動(dòng)牛牛，為客戶(hù)提供具備針對(duì)性的會(huì)議解決方案。作為國(guó)內(nèi)專(zhuān)家級(jí)一站式活動(dòng)會(huì)議服務(wù)大平臺(tái)，活動(dòng)牛牛可以為辦會(huì)企業(yè)提供場(chǎng)地、住宿、餐飲、策劃搭建及落地執(zhí)行等全鏈條服務(wù)內(nèi)容，以專(zhuān)家級(jí)全方位解決方案助力客戶(hù)辦活動(dòng)，省時(shí)省力不踩坑。
同時(shí)，活動(dòng)牛牛還具備完整強(qiáng)大的供應(yīng)鏈體系，資源覆蓋全國(guó)一二線(xiàn)60余家城市，8萬(wàn) 星級(jí)會(huì)議酒店、特色活動(dòng)場(chǎng)地及全鏈條產(chǎn)業(yè)供應(yīng)鏈，與綠地集團(tuán)、興業(yè)銀行、字節(jié)跳動(dòng)、華為、閃送、蒙牛等知名大企業(yè)都有著緊密的合作。從找場(chǎng)地到活動(dòng)順利舉辦，活動(dòng)牛牛均可提供專(zhuān)家級(jí)顧問(wèn)1對(duì)1策劃，專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)全程陪跑，零服務(wù)費(fèi)無(wú)負(fù)擔(dān)，致力于為客戶(hù)帶來(lái)?yè)碛袃?yōu)質(zhì)體驗(yàn)的和會(huì)議活動(dòng)服務(wù)。
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