電視電話會(huì)議具有覆蓋面廣、組織便捷、務(wù)實(shí)高效等特點(diǎn)。通過總結(jié)電視電話會(huì)議組織服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)做法，嘗試探索其中規(guī)律，以期組織服務(wù)工作更加規(guī)范、嚴(yán)密、順暢。

一、合理選擇會(huì)場(chǎng)

大型電視電話會(huì)議一般設(shè)一個(gè)主會(huì)場(chǎng)、若干分會(huì)場(chǎng)。各會(huì)場(chǎng)的選擇要根據(jù)會(huì)議形式、規(guī)模、技術(shù)條件和配套服務(wù)等因素綜合確定，注意是否具備電視電話會(huì)議會(huì)場(chǎng)專用線路、設(shè)備，或是否具備臨時(shí)架設(shè)相關(guān)設(shè)備的技術(shù)條件，涉密會(huì)議還要充分考慮安全、保密等因素。

關(guān)于主會(huì)場(chǎng)，一般設(shè)置獨(dú)立的主席臺(tái)，高度、寬度、進(jìn)深應(yīng)當(dāng)合適，對(duì)面及兩側(cè)有足夠空間布置各類屏幕；其次要有空間適宜的臺(tái)下會(huì)場(chǎng)，大小應(yīng)滿足參會(huì)人數(shù)需要，盡量方正，會(huì)場(chǎng)前排與主席臺(tái)之間要留有適當(dāng)距離。

關(guān)于分會(huì)場(chǎng)，最好選擇階梯式會(huì)場(chǎng)，可更好展示參會(huì)人員整體畫面，減少前排對(duì)后排的遮擋；不是階梯會(huì)場(chǎng)的，拍攝分會(huì)場(chǎng)的攝像頭位置不能過低，盡量照顧會(huì)場(chǎng)全景。分會(huì)場(chǎng)一般不再單設(shè)主席臺(tái)，參會(huì)人員均面向顯示主會(huì)場(chǎng)畫面的大屏幕就座。各分會(huì)場(chǎng)的形式和布局應(yīng)盡量統(tǒng)一。

二、科學(xué)布置會(huì)場(chǎng)

電視電話會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置除了符合與現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議相同的常規(guī)要素外，重點(diǎn)要關(guān)注主會(huì)場(chǎng)與各分會(huì)場(chǎng)的交流安排，特別是屏幕設(shè)置要盡量符合日常交流習(xí)慣，滿足全體人員觀看需要。要通過統(tǒng)一規(guī)范的會(huì)場(chǎng)布置和科學(xué)的屏幕設(shè)置，提升會(huì)議的整體感。

（一）主會(huì)場(chǎng)布置。應(yīng)重點(diǎn)考慮兩個(gè)方面：一方面是供主席臺(tái)就座人員觀看的屏幕。一般設(shè)置在主席臺(tái)與臺(tái)下會(huì)場(chǎng)第一排之間位置，且不能對(duì)主席臺(tái)與臺(tái)下會(huì)場(chǎng)人員之間目光交流造成影響。若主席臺(tái)較寬，應(yīng)多設(shè)置幾塊屏幕，左右對(duì)稱，避免主席臺(tái)就座人員轉(zhuǎn)頭向側(cè)面觀看。若主席臺(tái)與臺(tái)下會(huì)場(chǎng)之間距離不夠，也可將屏幕設(shè)置在會(huì)場(chǎng)正后方，屏幕尺寸應(yīng)滿足清晰觀看需要，高度要適宜。另一方面是供主會(huì)場(chǎng)臺(tái)下就座人員觀看的屏幕。一般布置在兩個(gè)區(qū)域，一是在主席臺(tái)兩側(cè)，面向臺(tái)下會(huì)場(chǎng)，尺寸高度應(yīng)滿足整個(gè)會(huì)場(chǎng)尤其是后排人員清晰觀看需要；二是在主席臺(tái)與臺(tái)下會(huì)場(chǎng)第一排之間，方便臺(tái)下前排就座人員觀看，避免前排人員頻繁轉(zhuǎn)頭向側(cè)面觀看。

（二）分會(huì)場(chǎng)布置。需重點(diǎn)關(guān)注供參會(huì)人員觀看的大屏幕，應(yīng)設(shè)置在會(huì)場(chǎng)正前方，尺寸滿足會(huì)場(chǎng)全體人員清晰觀看需要，不能過高或過低，以人員端坐平視為宜。分會(huì)場(chǎng)還要設(shè)置統(tǒng)一會(huì)標(biāo)，標(biāo)明分會(huì)場(chǎng)規(guī)范名稱，一般通過技術(shù)手段直接顯示在本會(huì)場(chǎng)畫面的右下角，注意不要遮擋分會(huì)場(chǎng)應(yīng)顯示的其他要素。

（三）發(fā)言人位置安排。根據(jù)會(huì)議議程，部分會(huì)議需安排主會(huì)場(chǎng)或分會(huì)場(chǎng)人員發(fā)言，可根據(jù)需要單設(shè)發(fā)言席，背景簡潔、單人出鏡、規(guī)格統(tǒng)一，安排單獨(dú)鏡頭從正面平視角度拍攝發(fā)言人，各發(fā)言人在畫面中的比例應(yīng)保持一致。

四、周密做好會(huì)前準(zhǔn)備

組織一場(chǎng)大型電視電話會(huì)議前，務(wù)必扎實(shí)周密做好會(huì)務(wù)組織和技術(shù)保障等各方面準(zhǔn)備工作，詳細(xì)制定會(huì)務(wù)組織服務(wù)工作方案、視頻切換腳本、特殊情況應(yīng)對(duì)預(yù)案等。

建立協(xié)同高效的會(huì)務(wù)工作體系。既要保證會(huì)務(wù)組織和技術(shù)保障兩個(gè)團(tuán)隊(duì)統(tǒng)一行動(dòng)、無縫銜接，又要保證主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)工作人員聯(lián)絡(luò)通暢、反應(yīng)迅速。應(yīng)提前召開相關(guān)方面參加的會(huì)務(wù)工作協(xié)調(diào)會(huì)，建立主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)工作人員聯(lián)絡(luò)機(jī)制，明確分工，壓實(shí)責(zé)任。

提供安全流暢的信息技術(shù)保障。技術(shù)上要確保畫面和聲音同步、流暢，不能卡頓，更不能發(fā)生“掉線”“斷線”等情況，一般應(yīng)準(zhǔn)備雙路保障，且能“無縫切換”。要營造主會(huì)場(chǎng)與各分會(huì)場(chǎng)整體一致的氛圍，通過合理布置拾音器，打通環(huán)境音效，主會(huì)場(chǎng)響起的熱烈掌聲等能夠?qū)崟r(shí)傳遞到各分會(huì)場(chǎng)，增強(qiáng)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)感，營造主會(huì)場(chǎng)與分會(huì)場(chǎng)良好互動(dòng)氛圍。會(huì)前1至2天要與各分會(huì)場(chǎng)聯(lián)調(diào)聯(lián)試，會(huì)務(wù)組織人員和技術(shù)保障人員協(xié)作配合，逐一檢查落實(shí)各要素，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

預(yù)制詳細(xì)準(zhǔn)確的視頻切換腳本。電視電話會(huì)議交流的主要渠道是視頻畫面和聲音傳播，做好畫面切換，適時(shí)展示會(huì)議全景和重點(diǎn)環(huán)節(jié)，可大大提升會(huì)議效果。視頻切換腳本要精準(zhǔn)化、精細(xì)化，提前制定每塊屏幕不同時(shí)間段展示的具體內(nèi)容。

一方面，要根據(jù)不同人員需要展示不同畫面。主席臺(tái)就座人員需看到主會(huì)場(chǎng)和各分會(huì)場(chǎng)畫面，主會(huì)場(chǎng)臺(tái)下就座人員需看到各分會(huì)場(chǎng)畫面，分會(huì)場(chǎng)就座人員既需看到主會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)畫面、又需看到主會(huì)場(chǎng)臺(tái)下畫面。

另一方面，要區(qū)分展示會(huì)議的“焦點(diǎn)”“重點(diǎn)”和“全景”。作講話的領(lǐng)導(dǎo)同志、主持人、發(fā)言人是會(huì)議的“焦點(diǎn)”，尤其是領(lǐng)導(dǎo)同志重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)或脫稿講話的精彩鏡頭，要充分展示；主席臺(tái)是會(huì)議的“重點(diǎn)”，要安排專門的畫面展示，還要適時(shí)展示主席臺(tái)每位領(lǐng)導(dǎo)的單人畫面；主會(huì)場(chǎng)和各分會(huì)場(chǎng)是會(huì)議的“全景”，要注意交待清楚，若分會(huì)場(chǎng)數(shù)量較多，應(yīng)輪流展示，提前編排好分會(huì)場(chǎng)畫面的順序和時(shí)長。

五、精心做好現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)

現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的主要任務(wù)是確保會(huì)議各項(xiàng)議程按既定方案執(zhí)行，維護(hù)好主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)秩序，對(duì)出現(xiàn)的特殊情況及時(shí)應(yīng)對(duì)處理，確保會(huì)議效果。會(huì)前1小時(shí)左右應(yīng)再次與各分會(huì)場(chǎng)進(jìn)行聯(lián)調(diào)聯(lián)試，對(duì)會(huì)議各要素進(jìn)行最后的檢查落實(shí)。檢查完畢后至領(lǐng)導(dǎo)同志入場(chǎng)前的準(zhǔn)備時(shí)間，主會(huì)場(chǎng)音頻和畫面可先切走，播放備用視頻，待會(huì)議即將開始前再同步顯示。會(huì)議開始后應(yīng)密切關(guān)注會(huì)議進(jìn)程并提前作好相關(guān)準(zhǔn)備。

比如，領(lǐng)導(dǎo)同志快入場(chǎng)前，鏡頭應(yīng)提前切到進(jìn)場(chǎng)方向；發(fā)言人準(zhǔn)備發(fā)言時(shí)，一般提前到發(fā)言席就座，畫面也要及時(shí)切換到位；要關(guān)注會(huì)場(chǎng)情況，如有違反會(huì)場(chǎng)秩序和會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)的情況要及時(shí)提醒糾正，等等。會(huì)議過程中還要及時(shí)發(fā)現(xiàn)特殊情況，準(zhǔn)確研判、快速處置。