工人日?qǐng)?bào)-中工網(wǎng)記者 鄒明強(qiáng) 通訊員 楊楚鈺 錢(qián)四元
“線上開(kāi)會(huì)，已是防疫期間研究工作的基本動(dòng)作。以前開(kāi)個(gè)電話電視會(huì)，麻煩不少，現(xiàn)在有了會(huì)議管理系統(tǒng)，一鍵操作、快捷簡(jiǎn)單?！苯瓭h油田勘探開(kāi)發(fā)研究院信息情報(bào)所的劉斌說(shuō)。
為實(shí)現(xiàn)集中服務(wù)、提高使用效率與服務(wù)水平，江漢油田各級(jí)會(huì)議室資源實(shí)行統(tǒng)一管理，信息中心會(huì)同油田辦公室、基地發(fā)展中心協(xié)力構(gòu)建油田會(huì)議管理系統(tǒng)。今年1月份該系統(tǒng)上線后，實(shí)現(xiàn)了從會(huì)議室預(yù)約、會(huì)議通知、會(huì)議管理、會(huì)務(wù)服務(wù)到統(tǒng)計(jì)分析的全過(guò)程、閉環(huán)式管理。
通過(guò)該系統(tǒng)，江漢油田對(duì)會(huì)議室按地域進(jìn)行劃分，設(shè)置了多種選項(xiàng)，并對(duì)各會(huì)議室的使用情況進(jìn)行可視化處理，預(yù)約者能夠直觀地看到各會(huì)議室的使用時(shí)段，根據(jù)需求自行申請(qǐng)并靈活處置開(kāi)會(huì)時(shí)間?！耙话闱闆r下系統(tǒng)根據(jù)會(huì)議室的預(yù)約情況分配會(huì)議室，如果遇到預(yù)約沖突或其他特殊情況，區(qū)域管理員會(huì)進(jìn)行調(diào)度”。
過(guò)去預(yù)約視頻會(huì)議時(shí)，往往需要反復(fù)溝通，不僅效率不高，而且容易產(chǎn)生理解偏差。會(huì)議管理系統(tǒng) “一旦線上訂單生成，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送短信給會(huì)務(wù)人員，告知會(huì)議需求，如是否需要桌簽、多媒體服務(wù)，提供礦泉水還是茶水等，會(huì)務(wù)人員可根據(jù)要求提前做好服務(wù)保障工作，以免臨時(shí)接到通知導(dǎo)致手忙腳亂。”在后臺(tái)，區(qū)域管理員還可一鍵分析會(huì)議室使用時(shí)長(zhǎng)、使用頻率等，提高了電話電視會(huì)議室的使用效率。
據(jù)介紹，截至目前，油田各部門(mén)和單位已通過(guò)會(huì)議管理系統(tǒng)申請(qǐng)使用電話電視會(huì)議室1500多次，會(huì)議管理更加高效高質(zhì)。
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